Projectbeschrijving materiaalbeleid

Situatie

Voorschoten '97 heeft voor seizoen 2018-2019 exact 100 teams aangemeld (zie teamopgaaf in bijlage 1). Voor al deze teams is trainings- en wedstrijdmateriaal nodig. Zie hiervoor in bijlage 2 wat de penningmeester hierover beschrijft (opgezet voor een stageopdracht van een van onze stagiaires). Zoals uit deze bijlage blijkt, gaat het overgrote deel van de 10.000 euro die begroot is voor materialen (8500 jeugd, 1500 senioren) naar ballen. Andere trainingsmaterialen zijn hesjes, pionnen, loopladders e.d. en goals op de trainingen. Die eerste worden ook bekostigd uit de materialenposten; de tweede, de goals dus, uit algemene voorzieningen. Voorschoten '97 heeft zo’n 12 losse pupillengoals, een stuk of 10 minigoals en ook nog 4 speciale JO7-goals.

Jacqueline Oerlemans, onze materiaalvrouw, is in haar eentje verantwoordelijk voor het bestellen/innemen/verdelen/vervangen van alle materialen (behalve de goals) gedurende het jaar. Daarnaast zorgt zij ook voor de verdeling van ballenhokken.

De losse pupillengoals staan vaak op de ketting bij veld 5; de vaste goals op veld 2 en 5 staan over het algemeen ingeklapt op slot. Sleutels worden niet gedeeld met leiders/trainers.

Probleem

In praktisch alle vergaderingen van de jeugdafdeling komen er vragen over het materiaal. Dat betreft zowel de beschikbaarheid van ballen, ballenhokken als de toegang tot goals. Gehoord:

• ballen raken kwijt/worden door anderen meegenomen
• ballen gaan stuk en kunnen niet worden vervangen
• er zijn niet genoeg ballenhokken
• andere teams hebben veel meer/betere ballen
• goals staan op slot

Voor de vereniging en voor de materiaalvrouw zelf is het niet wenselijk dat er slechts 1 iemand verantwoordelijk is voor het gehele proces; bij ziekte of vakantie is dit heel kwetsbaar.

Wenselijke situatie

• Teams zijn tevreden over de kwaliteit en beschikbaarheid van en toegang tot materialen.
• Er is duidelijk op welke manier de vereniging efficiënt omspringt met de ballen, ballenhokken, andere materialen.
• Trainers/leiders kunnen bij trainingen gebruikmaken van goals.
• Er wordt zuinig omgegaan met de materialen.
• De verantwoordelijkheden van alle betrokkenen zijn helder omschreven en staan op de site.
• Het gehele proces is in handen van meerdere personen.

Te ondernemen stappen

• Onderzoeken van het gehele “materiaalproces”: welke acties worden genomen, door wie, wanneer, waar, waarom en hoe.

• Informatie over bij goals en materiaal inwinnen bij de betrokkenen (vrijdagochtendgroep, Cor, Rinus, Jacqueline): welke ervaringen zijn er rondom goals uitklappen/verplaatsen/herstellen/sleutels delen etc. 

• Berekenen wat nodig is aan hoeveelheden (ballenhokken, ballen, hesjes, pionnen, goaltjes) om 100 teams en een trainingscircuit aan materiaal, ballenhokken en toegang tot goals te helpen voor een geheel seizoen, ervan uitgaande dat er efficient kan worden samengewerkt (op zes velden trainen immers maximaal 24 jongerejeugdteams of 12 ouderejeugdteams/seniorenteams tegelijkertijd. 

• Vastleggen welke verwachtingen iedere betrokkene heeft. 

• Vastleggen welk gedrag van iedere betrokkene nodig is om succesvol nieuw beleid te voeren. 

• Kijken hoe andere verenigingen materiaalbeleid voeren. 

• Berekenen wat de kosten zijn als alle verwachtingen worden ingewilligd. 

• Formuleren welke stappen op lange termijn nodig zijn om goed materiaalbeleid te hebben. 

• Formuleren van “quick wins”: wat kan er nog dit seizoen gedaan worden, nu de bestelling al is afgerond? Bijv: de ruimtes onder de kantine gebruiken/anders indelen?

Bijlage 1: TEAMOPGAAF 2018-2019  

Vrijdag

• 2 35+-herenteams
• 3 35+-damesteams

Zaterdag

• 15 seniorenteams
• 2 veteranenteams
• 1 vrouwenteam
• 5 JO19-teams
• 6 JO17-teams
• 1 MO17-team
• 1 JO16-team
• 9 JO15-teams
• 2 MO15-teams
• 1 JO14-team
• 4 JO13-teams
• 3 MO13-teams
• 7 JO12-teams
• 7 JO11-teams (w.a. 1 meisjesteam)
• 3 MO11-teams
• 8 JO10-teams
• 7 JO9-teams (waaronder 1 meisjesteam)
• 5 JO8-teams
• 3 JO7-teams

Zondag

• 4 zondagseniorenteams
• 1 zondagveteranenteam

Bijlage 2: materialen bij V97

Voetballen
Jaarlijks worden er ruim 500 ballen besteld voor gebruik in de voetbalvereniging. Elk team krijgt 3 nieuwe wedstrijdballen en de selectie teams krijgen meer ballen ter beschikking. De zaterdag en zondagselectie krijgen zon 35 ballen, gelet op het feit dat elke wedstrijd met een gesponsorde wedstrijdbal wordt gespeeld. In totaal wordt er elk jaar tussen de 10-12k besteedt aan ballen.

Goaltjes
De goaltjes zijn er in verschillende soorten en maten. Van kleine trainingsgoaltjes tot de grote goals op de velden. Aan de goals wordt jaarlijks 500 tot 1000 euro besteed aan onderhoud voor netten en reparaties. Eens in de 3-5 jaar wordt er ruim 5000 euro gestoken in vervanging of aanschaf van nieuwe goals. De onderhoudskosten worden meegenomen in het algemene onderhoudsbudget en investering voor de goaltjes wordt over de gebruiksduur afgeschreven.

Groot trainingsmateriaal
Naast de goaltjes is er nog een verzameling met loopladders, muurtjes en schietgaten. Deze materialen worden weinig gebruikt en worden dan ook nauwelijks vervangen.

Overige materialen
Andere traingsbenodigdheden zoals hesjes en dopjes slijten niet zo snel en worden dan ook maar eens in de 3 jaar aangevuld. De kosten voor deze materialen zijn relatief laag en worden uit de materiaalbudgetten voor senioren en jeugd betaald

Kleding
Bij V97 is er een kledingplan wat inhoudt dat de jeugd een wedstrijdtenue en trainingspak ontvangt en de senioren alleen een wedstrijd tenue. De selectie teams hebben tegen meerprijs van 30 euro per jaar uitgebreidere trainingsets. In totaal gaat het om een bedrag van ruim 200k euro aan kleding die in 4 a 5 jaar betaald moet worden. Deze kleding wordt in die 5 jaar afbetaald door jaarlijks 40k euro aan sponsoring op de tenues.

Proces en budgetten
Het bestuur doet elk voorjaar een voorstel voor een begroting aan de Algemene Leden Vergadering. In deze begroting staan de budgetten voor materialen genoemd;  Bij de senioren selecties is dat 3000 euro, voor de senioren 1000 en voor de jeugd 12000. Daarnaast is er ook nog wat gereserveerd voor de scheidsrechters. Denk aan vlaggen,fluitjes en kleding. De ALV kan voor of tegen de begroting stemmen waarna de budgetten voor materialen dus zijn vastgesteld.